Cierre mensual
Si hoy el cierre se arma bajando información del sistema y terminándola en Excel, ese es el proceso.
Juan David Jaramillo — Contador Público / Especialista en Finanzas / +15 años desarrollando software
Toda empresa tiene un Excel heroico que la sostiene
Y una sola persona que sabe cómo funciona.
Lo que hace ese archivo está en su cabeza. En ninguna parte más.
Funciona. Lleva años funcionando.
Hasta el mes en que esa persona se enferma, sale a vacaciones o renuncia.
Eso se automatiza. No hay que ordenar la empresa primero, ni migrar el sistema, ni esperar a tener todo en orden.
Si acaba de pensar en un archivo en particular, siga leyendo.
Escríbame y empecemos por un procesoLo que cuesta, y contra qué compararlo
Suponga que esa persona le dedica tres días al mes.
Son treinta y seis días al año. Todos los años.
Eso no se paga una vez. Se paga en salario, todos los meses, mientras la empresa exista.
Primera automatización
Un proceso. Precio cerrado.
$2.000.000
Una vez. No todos los meses.
- Un proceso, no un sistema.
- Precio cerrado. No se cobra por hora ni por día.
- Queda funcionando y sirve solo, aunque nunca hagamos nada más.
- El código y los datos quedan en su empresa.
Lo tiene funcionando en dos semanas.
Cuentan desde que tengo acceso a los datos.
Escríbame y empecemos por un procesoPor dónde suele empezar
Cartera
Si el estado de cuentas por cobrar lo rehace alguien a mano cada semana, ese es el proceso.
Informe a junta o gerencia
Si el informe se arma copiando de cuatro fuentes distintas cada mes, ese es el proceso.
Le va a parecer poco tiempo
Y tiene razón. Es poco tiempo.
Cuando entré a Grupo Argos, el equipo anterior llevaba dos años sin lograrlo. Quince analistas, quince archivos de Excel, quince maneras distintas de hacer lo mismo.
No lo resolví porque programara más rápido que ellos. Lo resolví porque soy contador y supe que primero había que conciliar y después calcular. Ellos llevaban dos años programando el paso equivocado.
Llevo quince años para poder demorarme dos semanas.
Si quiere pagar por tiempo, hay mucha gente que le cobra por mes y le entrega en seis. Yo le cobro por el proceso funcionando.
No hay que cambiar de sistema
No hay que migrar el sistema que ya tiene, ni unificar los archivos, ni esperar a tener todo ordenado. Se trabaja sobre la información como está hoy: repartida entre el sistema, varios archivos de Excel y una cadena de correos.
Si el desorden fuera un requisito para empezar, no empezaría nadie.
Empiece por un proceso. Después usted decide.
Un proceso no es un techo.
Si después de verlo funcionando quiere automatizar el siguiente, conectar dos áreas o construir el sistema completo del que hoy se ocupan diez archivos de Excel, también lo hago. Eso se conversa cuando llegue el momento.
Pero no hace falta decidir eso hoy.
Hoy es un proceso. Y si nunca hacemos nada más, ese proceso le sigue sirviendo igual.
Galco me llamó para automatizar un Excel.
Hoy toda la empresa opera en el sistema.
El contador que programa
Soy Juan David Jaramillo. Contador público, especialista en finanzas y mercado de capitales. Llevo más de quince años construyendo software a la medida para empresas reales.
Cuando me pidieron automatizar el impuesto de industria y comercio de un grupo empresarial a nivel nacional, desfilaron frente a mí quince analistas de impuestos, cada uno con su propio Excel.
No empecé por el código. Empecé por conciliar la contabilidad y estandarizar el proceso. Por eso funcionó, y por eso sigue funcionando hoy.
"Eso hoy lo hace cualquiera con inteligencia artificial"
Escribir código, sí. Eso hoy lo hace cualquiera en minutos.
Pero el código no sabe que el inventario tiene que cuadrar con la contabilidad, ni cómo se concilia una cuenta, ni por qué un costo promedio mal calculado distorsiona el margen.
Entrega algo que se ve correcto y produce números equivocados en silencio. A veces durante meses.
Uso inteligencia artificial todos los días. Pero antes de automatizar, estandarizo el proceso. Eso lo hago como contador, no como programador.
Es la diferencia entre un informe que cuadra y uno que solo se ve bien.
Esto no es teoría. Estos sistemas operan empresas hoy.
Grupo Argos — Impuestos
Declaraciones de industria y comercio automatizadas. Quince procesos distintos unificados en un solo estándar.
350+
declaraciones mensuales automatizadas
15 → 1
procesos distintos unificados en un estándar
2 años
llevaba el intento anterior sin lograrlo
Galco — Manufactura
El comercial cotiza, almacén verifica inventario, producción avanza la orden desde tablets en planta y el producto sale despachado con su remisión. Trazabilidad completa del pedido a la entrega.
Empezó por un proceso. Hoy es el sistema donde opera toda la empresa.
CINCEL — Clima organizacional
Encuestas, cálculo estadístico e informes que antes tomaban semanas entre cinco herramientas distintas, reunidos en una sola plataforma con portal para el cliente. Aplicada en Postobón, Éxito y EPM.
ISAGEN — Inteligencia artificial
Taller de inteligencia artificial aplicada a auditoría, para que el equipo la use con criterio: qué hace, qué no hace y cuánto cuesta.
Lo que queda suyo
¿Y si el proveedor desaparece? ¿Y si le suben el precio y no puede salirse?
Ese es el riesgo real de construir sobre plataformas ajenas. Por eso:
- El código es suyo. Le entrego el repositorio.
- La instalación queda en su nube, no en la mía.
- Los datos son suyos, sin intermediarios.
- Su equipo puede tomar el control cuando quiera. Todo queda documentado.
No busco atarlo con contratos. Busco que el sistema le sirva.
Cuando el sistema ya está operando
Algunas empresas siguen con desarrollo continuo y soporte sobre un sistema que ya está funcionando: cambios cada mes, procesos nuevos, respuesta cuando algo se cae. Es una mensualidad y se conversa según el alcance.
Casi todos empezaron por un solo proceso.
Si hoy en su área hay algo atrapado en Excel o en papel, empecemos por un proceso.
Un proceso.
Precio cerrado: $2.000.000.
Funcionando en dos semanas.